softskill manajemen proyek

Pengertian Manajemen Proyek

Apakah Manajemen Proyek itu ?

Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, tools and techniques pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process.

Apakah terdapat suatu standar untuk Manajemen Proyek ?

Jawabannya adalah YA! Terdapat beberapa standar “de facto” yang telah diterima secara lintas industri, baik secara nasional maupun internasional.Mereka yang ingin menguji kompetensinya dalam bidang Manajemen Proyek dapat mengacu kepada dua buah standar :

- The Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Standar ini telah diterbitkan dan menjadi milik dari The Project Management Institute, USA. Standar ini dipakai oleh banyak negara di dunia, termasuk Asia Tenggara dan Australia. IAMPI sendiri telah menetapkan dokumen ini sebagai buku panduan tentang metodologi Manajemen Proyek.

- The National Competency Standard for Project Management (NCSPM). Standar ini telah disahkan pemakaiannya secara umum di Australia dan telah ditetapkan penggunaannya sebagai standar minimum untuk proses sertifikasi sebagai seorang professional oleh ‘the Australian Institute of Project Management (AIPM)’ dan Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) sebagai standar minimum untuk proses sertifikasi sebagai seorang professional. This is an evidence based assessment process. This standard is also being used as the basis for the global PM standard.

Industri apa saja yang menerapkan Manajemen Proyek ?

Berdasarkan riset di luar negeri maka ‘key industry areas’ yang terwakili didalam ‘the Project Management Professional Association’ adalah sebagai berikut :
-Telekomunikasi 10%
-Management Systems 6%
-Konstruksi 7%
-Information Technology (I.T.) 10%
-Software / Computers 11%
- Lain-lain (berbagai industri, termasuk Banking, Manufacturing, Military Industry, etc.) 56%

Area Knowledge  Manajemen Proyek

Area knowledge inti yang mengarahkan pada sasaran proyek khusus, adalah sbb:

·      Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan kesuksesan proyek.

·      Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktunya penyelesaian proyek.

·      Pengelolaan biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek.

·      Pengelolaan kualitas proyek menjamin bahwa proyek akan memuaskan atau termasuk kebutuhan yang sebenarnya telah dilakukan

Empat fasilitas area knowledge dari pengelolaan proyek adalah sumber daya manusia, komunikasi, resiko dan pengelolaan pengadaan. Keempat fasilitas tersebut disebut area fasilitasi karena ke empatnya memproses melalui sasaran proyek yang dicapai. Keempat fasilitas tersebut adalah:

·      Proyek SDM yang memperhatikan pada membuat kegunaan yang efektif dari orang yang terkait dengan proyek.

·      Proyek pengelolaan komunikasi memasukkan pembuatan, mengumpulkan, penyebarluasan, dan penyimpanan informasi proyek.

·      Proyek pengelolaan resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang berhubungan dengan proyek.

·      Proyek pengelolaan pengadaan (procurement) termasuk mengadakan atau memperoleh barang dan jasa untuk proyek dari luar organisasi yang melaksanakan proyek.

Catatan:

Resiko : Over production sehingga harga menjadi turun. Atau limited production dikarenakan bahan baku (raw materials)

Pengelolaan pengintegrasian kegiatan proyek, yang merupakan knowledge yang kesembilan, mengarahkan fungsinya pemberian efek dan terkena efek dari semua area knowledge lainnya. Manajer proyek seharusnya mempunyai knowledge dan keterampilan di ke sembilan area tersebut.

Alat dan teknik pengelolaan proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan lingkup, waktu, biaya dan pengelolaan kualitas. Tambahan alat akan menolong manajer proyek dan timnya melaksanakan komunikasi, resiko, pengadaan dan pengelolaan terintegrasi. Di banyak organisasi, manajer proyek juga mendukung strategi bisnis yang selalu tumbuh dari proyek portfolio management. Hal tersebut menunjukkan bahwa kelompok organisasi dan cara mengelola proyek sebagai portfolio of inverstments yang berkontribusi pada keseluruhan kesuksesan proyek.

Catatan:

Efek pada integrasi adalah Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Nama SI / TI yang dimaksud adalah data yang di IPO (input, process, output). Yang harus dibangun:

·      Database,

·      Data Warehouse untuk analisis pengambilan keputusan.

Untuk mencari strategi dengan 2 metoda, salah satunya menggunakan software AHP. Sekarang menjadi ANP (analitical network process).

- – -

Kesuksesan Proyek. Proyek sukses apabila terdapat:

·      dukungan eksekutif

·      keterlibatan user

·      manajer proyek yang berpengalaman

·      sasaran bisnis yang jelas

·      meminimumkan lingkup

·      infrastruktur perangkat lunaknya standar

·      kebutuhan dasar perusahaan

·      metodologinya formal

·      perkiraannya handal

Hubungan Manajemen Proyek dengan Disiplin Ilmu lain

Strategis tujuan Consulting Fujitsu adalah membantu klien mencapai nilai bisnis yang benar dari mereka investasi TI-bisa melakukan itu secara efisien dan handal adalah kunci sukses Fujitsu sebagai mitra konsultasi. Sebagai contoh, salah satu proyek Fujitsu Consulting bekerja pada tahun ini untuk GES Pameran Services, sebuah pameran dan acara penyedia jasa yang berbasis di Las Vegas, Nevada.

The engagement, launched in April 2007, will replace the company's current show services legacy system—used to manage and produce trade shows and events—with 20 Oracle applications including Oracle Projects, Oracle Bills of Material, Oracle Work In Process, Oracle iReceivables, Oracle's PeopleSoft Receivables, and Oracle's Siebel Credit Management. Keterlibatan, diluncurkan pada bulan April 2007, akan menggantikan menunjukkan saat perusahaan layanan sistem warisan-digunakan untuk mengelola dan memproduksi pameran perdagangan dan acara-dengan 20 aplikasi Oracle, termasuk Oracle Proyek, Oracle Bills of Material, Oracle Kerja Dalam Proses, Oracle iReceivables, Oracle Piutang PeopleSoft, dan Manajemen Kredit Siebel Oracle.

While this is a fixed-fee project, GES requested additional flexibility in the way that Fujitsu is managing the engagement. Sementara ini merupakan proyek fixed-fee, GES meminta fleksibilitas tambahan dalam cara yang Fujitsu mengelola pertunangan. For instance, Fujitsu is measuring hours spent on particular deliverables so that any hours not consumed may be applied to future deliverables. Sebagai contoh, Fujitsu mengukur jam yang dihabiskan pada kiriman tertentu sehingga setiap jam tidak dikonsumsi dapat diterapkan untuk deliverables masa depan. As Kevin Sullivan, Fujitsu Consulting vice president and managing director, notes, “The ability to offer creativity and flexibility in contract terms is central to the Fujitsu approach.” Seperti Kevin Sullivan, Fujitsu Consulting wakil presiden dan direktur pengelola, catatan, "Kemampuan untuk menawarkan kreativitas dan fleksibilitas dalam hal kontrak adalah pusat pendekatan Fujitsu."

In addition to fixed-fee projects, Fujitsu Consulting offers shared-risk, value-based, and traditional time/material models; however, this degree of flexibility definitely makes project management more complex. Selain proyek-proyek tetap-biaya, Fujitsu Consulting menawarkan berbagi-risiko, berbasis nilai, dan waktu tradisional / model bahan, namun ini tingkat fleksibilitas pasti membuat manajemen proyek lebih kompleks. According to Sullivan, “Over the last few years, our 200-plus project managers have used a variety of methods and formats to keep track of their engagements. Menurut Sullivan, "Selama beberapa tahun terakhir, 200-plus manajer proyek kami telah menggunakan berbagai metode dan format untuk melacak keterlibatan mereka. While this mixture has been able to fulfill our clients' requirements, our project management team has sometimes been challenged to develop suitable tracking mechanisms.” Sementara campuran ini telah mampu memenuhi kebutuhan klien kami ', proyek tim manajemen kami seringkali ditantang untuk mengembangkan mekanisme pelacakan yang cocok. "

With the rollout of Oracle Project Management software, however, Fujitsu Consulting is now empowering its project managers with new capabilities. Dengan peluncuran Oracle Manajemen Proyek perangkat lunak, bagaimanapun, Fujitsu Consulting adalah memberdayakan manajer proyek sekarang dengan kemampuan baru. Fujitsu selected Oracle Project Management for its flexibility in managing different contract vehicles and its ability to help Fujitsu's project managers address financial and project management needs through a single application suite. Fujitsu Oracle Manajemen Proyek dipilih untuk fleksibilitas dalam mengelola kendaraan kontrak yang berbeda dan kemampuan untuk membantu manajer proyek Fujitsu alamat keuangan dan manajemen proyek perlu melalui suite aplikasi tunggal. Project managers, executives, and clients will not only be able to keep track of hours logged and milestones reached but also be able to determine what each piece of data means to the scope and success of a particular project. Proyek manajer, eksekutif, dan klien tidak hanya akan dapat melacak jam login dan tonggak mencapai tetapi juga dapat menentukan apa yang setiap bagian data berarti ruang lingkup dan keberhasilan suatu proyek tertentu. “What's nice about this new approach is that consistent, efficient, and effective project execution generates cost savings, which can be factored into our pricing model and, ultimately, benefit our clients,” says Sullivan. "Apa yang baik tentang pendekatan baru ini adalah bahwa pelaksanaan proyek konsisten, efisien, dan efektif menghasilkan penghematan biaya, yang dapat menjadi faktor dalam model harga kami dan, akhirnya, manfaat klien kami," kata Sullivan.

·                    An Integrated Approach Pendekatan Terpadu

Sullivan notes that Fujitsu Consulting is now fielding a best-of-all-worlds software solution that combines Oracle Project Management with Oracle Financials, including general ledger, payables, and accounts receivable applications, and PeopleSoft Human Resources. Sullivan mencatat bahwa Fujitsu Consulting sekarang tangkas satu-terbaik-semua solusi-dunia perangkat lunak yang menggabungkan Oracle Manajemen Proyek dengan Oracle Financials, termasuk buku besar, hutang, dan rekening aplikasi piutang, dan PeopleSoft Sumber Daya Manusia. Indeed, Sullivan says that being able to integrate budgeting, forecasting, and accounting data into its project management planning was one of the main reasons the company made the decision to go with Oracle Project Management. Memang, Sullivan mengatakan bahwa kemampuan untuk mengintegrasikan penganggaran, peramalan, dan data akuntansi ke dalam perencanaan manajemen proyek adalah salah satu alasan utama perusahaan membuat keputusan untuk pergi dengan Oracle Manajemen Proyek. As Sullivan explains, “Our project managers have historically created budgets outside the accounting system and have performed their earned-value analysis using Microsoft Excel spreadsheets. Sebagai Sullivan menjelaskan, "manajer proyek kami telah menciptakan anggaran historis di luar sistem akuntansi dan telah melakukan analisis yang diperoleh-nilai mereka menggunakan spreadsheet Microsoft Excel. With this new project management solution, we can take care of all these activities in the same application.” Dengan solusi manajemen proyek baru, kita bisa mengurus semua kegiatan dalam aplikasi yang sama. "

Change order management provides a good example of this type of integrated approach. manajemen pesanan Ubah memberikan contoh yang baik dari jenis pendekatan terpadu. The process of formally changing the scope of a project—something that often affects cost—was typically administered outside the system at Fujitsu Consulting. Proses formal perubahan lingkup sesuatu-proyek yang sering mempengaruhi biaya ini biasanya diberikan di luar sistem pada Fujitsu Consulting. However, as Sullivan says, “We can now administer change order management within the system. Namun, seperti Sullivan mengatakan, "Kita sekarang dapat mengelola manajemen mengubah urutan dalam sistem. We're also integrating the process with our opportunity-management toolset so that as we track change orders, we generate opportunities to grow existing accounts. Kami juga mengintegrasikan proses dengan toolset peluang-manajemen kita sehingga ketika kita melacak perintah perubahan, kita menghasilkan peluang untuk tumbuh account yang ada. By leveraging Oracle Application Integration Architecture, we can integrate our entire opportunity-to-project process. Dengan memanfaatkan Oracle Aplikasi Integrasi Arsitektur, kami dapat mengintegrasikan seluruh proses kita kesempatan-untuk-proyek. Such a tight integration between our sales systems and our ERP [enterprise resource planning] system will save us tremendous time and effort.” Seperti integrasi yang ketat antara sistem penjualan kami dan kami ERP [perencanaan sumber daya perusahaan] sistem akan menghemat waktu dan usaha yang luar biasa. "

Historically, when the company got started with a new contract, it was tracked in the sales system. Secara historis, ketika perusahaan mendapat dimulai dengan kontrak baru, itu dilacak dalam sistem penjualan. When a new opportunity was closed, a project control form was manually filled out by the salesperson and sent to the project leader to be updated with execution and resource details. Ketika sebuah peluang baru ditutup, bentuk kontrol proyek secara manual diisi oleh penjual dan dikirim ke pemimpin proyek yang akan diperbarui dengan rincian pelaksanaan dan sumber daya. The form was then forwarded to the finance department to be entered into the system. Formulir ini kemudian diteruskan ke departemen keuangan untuk dimasukkan ke dalam sistem.

“We've got multiple touchpoints, multiple manual entries. "Kita punya beberapa media kontak, entri manual beberapa. The manual nature of the process is prone to mistakes and delays,” says Sullivan. Sifat manual proses ini rentan terhadap kesalahan dan penundaan, "kata Sullivan. “This may result in errors or delays in revenue or invoicing.” "Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan atau keterlambatan dalam pendapatan atau faktur."

“Oracle's PPM [project portfolio management] software automates all of this so that everyone is adding his or her input online, and the project can be created directly from the sales system. "Oracle PPM [proyek portofolio manajemen] software mengotomatisasi semua ini sehingga setiap orang adalah menambahkan online masukan nya, dan proyek dapat diciptakan langsung dari sistem penjualan. This will dramatically cut down on the workload associated with setting up and administering a project—we expect it to reduce our account executives' setup times by upwards of 20 to 30 percent, which means they can be out selling rather than administering.” Hal ini secara dramatis akan mengurangi beban kerja yang terkait dengan pengaturan dan administrasi proyek-kami harapkan untuk mengurangi waktu setup account kami eksekutif dengan di atas 20 hingga 30 persen, yang berarti mereka bisa keluar menjual daripada penyelenggara. "

·                    Up-to-Date Data

Of course, project creation is only the beginning. Tentu saja, penciptaan proyek hanya awal. It is just as important to keep track of a project once it gets underway, which is why one of Sullivan's main goals for the new project management solution is to create a standardized view of the project across the entire organization. Hal ini sama pentingnya untuk melacak proyek sekali itu akan berlangsung, itulah sebabnya mengapa salah satu tujuan utama Sullivan untuk solusi manajemen proyek baru adalah untuk menciptakan tampilan standar dari proyek di seluruh organisasi. “Each project is viewed, measured, and evaluated through project intelligence based on Macroscope, Fujitsu's flagship methodology,” explains Sullivan. "Setiap proyek dilihat, diukur, dan dievaluasi melalui intelijen proyek berdasarkan Macroscope, metodologi utama Fujitsu," jelas Sullivan. “Anyone—clients, partners, executive management, account executives, our governance body, engagement managers, and project managers—can view project data that is relevant to their specific needs. "Siapapun-klien, mitra, manajemen eksekutif, eksekutif account, tubuh pemerintahan kita, manajer keterlibatan, dan manajer proyek dapat melihat data proyek yang relevan dengan kebutuhan khusus mereka. This consistent view of our projects allows us to track key performance indicators, keeping us ahead of any execution or financial issues. Pandangan ini konsisten proyek kami memungkinkan kita untuk melacak indikator kinerja utama, membuat kami di depan setiap eksekusi atau masalah keuangan. Through this visibility and control, we can mitigate project risk and ensure a quality engagement for our clients.” Melalui visibilitas dan kontrol, kita dapat mengurangi risiko proyek dan menjamin keterlibatan berkualitas bagi klien kami. "

Fujitsu Consulting has created a single source of truth for every project, providing consistent, reliable data for seamless project execution. Fujitsu Consulting telah menciptakan satu sumber kebenaran untuk setiap proyek, menyediakan konsisten, data yang dapat diandalkan untuk pelaksanaan proyek mulus. According to Lewis Cardin, a senior analyst with Forrester Research, “With new project management software like PPM, figures are not only right but can be used to find ways to streamline a project or a task. Menurut Lewis Cardin, seorang analis senior Forrester Research, "Dengan manajemen proyek software baru seperti PPM, angka ini tidak hanya hak tetapi dapat digunakan untuk mencari cara untuk merampingkan suatu proyek atau tugas. The sophisticated reporting that comes out of these solutions is such that you know you can go anywhere, do all kinds of 'what if' analyses, do portfolio comparisons or comparisons among projects within the portfolio. Pelaporan canggih yang keluar dari solusi ini adalah sedemikian rupa sehingga Anda tahu bahwa Anda bisa pergi ke mana pun, melakukan segala macam 'bagaimana jika' analisis, melakukan perbandingan portofolio atau perbandingan antara proyek dalam portofolio. Now, executives say that they're able to do correct decision-making and problem-solving because they've got the information they need, and they're comfortable that it's complete, accurate, and timely.” Sekarang, eksekutif mengatakan bahwa mereka mampu melakukan pengambilan keputusan yang tepat dan pemecahan masalah karena mereka sudah mendapatkan informasi yang mereka butuhkan, dan mereka merasa nyaman bahwa itu lengkap, akurat, dan tepat waktu. "

This new level of accuracy helps ease communications with end users—whether external clients or internal employees—and better manage expectations. Ini baru tingkat akurasi membantu kemudahan komunikasi dengan pengguna akhir-apakah klien eksternal atau karyawan internal-dan lebih baik mengelola ekspektasi. As a result, Fujitsu Consulting plans to roll out a selection of dashboards to its clients, giving them what Sullivan likes to call a “no-surprises guarantee.” He notes, “Clients should not have to receive any surprises during their projects. Akibatnya, Fujitsu Consulting berencana untuk meluncurkan pilihan dashboard untuk para klien, memberikan mereka apa Sullivan suka panggilan Dia mencatat, "Klien tidak perlu menerima kejutan selama proyek mereka" tidak-kejutan jaminan. ". They should never hear, 'Boy, I had no idea we were over budget there.' Mereka tidak pernah harus mendengar, 'Boy, aku tidak tahu kami over budget sana. " With visibility comes comfort—we know we can proactively address issues before they become problems.” Dengan visibilitas datang kenyamanan-kita tahu bahwa kita secara proaktif dapat mengatasi masalah sebelum mereka menjadi masalah. "

Another benefit of Fujitsu Consulting's new project management solution is that project managers will spend less time on administration. Manfaat lain dari solusi manajemen baru Fujitsu Consulting proyek adalah bahwa manajer proyek akan menghabiskan waktu lebih sedikit pada administrasi. They will no longer have to keep track of things like activities and work structures or perform economic calculations on Microsoft Excel spreadsheets. Mereka akan tidak lagi harus melacak hal-hal seperti kegiatan dan struktur bekerja atau melakukan perhitungan ekonomi pada spreadsheet Microsoft Excel. Rather than just doing administrative paperwork, they will have more time to devote to creating and implementing new modules or growing a particular account. Daripada hanya melakukan surat-surat administrasi, mereka akan memiliki lebih banyak waktu untuk menciptakan dan mengimplementasikan modul baru atau tumbuh account tertentu.

“Without PPM software in place, project managers have to maintain their dashboards manually. "Tanpa perangkat lunak PPM di tempat, manajer proyek harus menjaga dashboard mereka secara manual. They also need to maintain their project economics tracking sheets manually,” Sullivan says. Mereka juga perlu memelihara proyek mereka ekonomi lembaran pelacakan secara manual, "kata Sullivan. “We are going to automate all of this. "Kita akan mengotomatisasi semua ini. I'm looking for this to drive down project management administrative time on a project anywhere from 10 to 30 percent.” Saya sedang mencari ini untuk menurunkan manajemen proyek waktu administrasi pada sebuah proyek di mana saja dari 10 hingga 30 persen. "

·                    Establishing an Industry Standard Membentuk suatu Standar Industri

According to Sullivan, a key benefit of Fujitsu Consulting's project management efforts is the ability to create repeatable, automated processes; convert them into templates; and then offer these solutions to the company's professional- and business-service client base. Menurut Sullivan, manfaat utama dari upaya manajemen proyek Fujitsu Consulting adalah kemampuan untuk membuat berulang, proses otomatis; mengkonversi mereka ke dalam template, dan kemudian menawarkan solusi untuk mendasarkan profesional perusahaan dan klien bisnis layanan. These template-based solutions would allow clients to manage their own internal projects using the same controls and efficiencies that are enjoyed by Fujitsu Consulting. Solusi ini berbasis template akan mengizinkan klien untuk mengelola proyek-proyek internal mereka sendiri dengan menggunakan kontrol yang sama dan efisiensi yang dinikmati oleh Fujitsu Consulting.

“It's much more than just automating what we do,” says Sullivan. "Ini jauh lebih dari sekedar mengotomatisasi apa yang kami lakukan," kata Sullivan. “In the longer term, it's really about setting the standard for the rest of the industry. "Dalam jangka panjang, itu benar-benar tentang pengaturan standar untuk sisa industri. But today it's all about maximizing the benefits to Fujitsu Consulting.” Indeed, Sullivan projects a complete return on investment for the project in about 12 months, including both software and consulting costs for the implementation. Tapi hari ini semua tentang memaksimalkan keuntungan untuk Fujitsu Consulting "Memang., Sullivan proyek pengembalian lengkap tentang investasi untuk proyek ini dalam waktu sekitar 12 bulan, termasuk biaya perangkat lunak dan konsultasi untuk implementasi.

“The real value-add is being able to administer self-service business processes that provide a single source of truth for project managers, engagement managers, clients, and vendors alike,” Sullivan explains. "Nilai tambah-nyata adalah mampu mengelola proses bisnis swalayan yang menyediakan sumber tunggal kebenaran bagi manajer proyek, manajer keterlibatan, klien, dan vendor sama," jelas Sullivan. “The solution answers questions like, 'How can I improve my business?' "Solusinya jawaban pertanyaan-pertanyaan seperti, 'Bagaimana saya dapat meningkatkan bisnis saya?" not just, 'How do I count the debits and credits?' tidak hanya, 'Bagaimana cara menghitung debit dan kredit? " Oracle's PPM software is really an operational toolset that can bring discipline to your business processes and standards—across all your projects—which ultimately improves margins and increases client satisfaction.” Oracle software PPM benar-benar sebuah toolset operasional yang dapat membawa disiplin untuk proses bisnis dan standar-di semua proyek Anda-yang pada akhirnya meningkatkan margin dan meningkatkan kepuasan klien. "